Waar je gegevens staan, wie erbij kan, en wat er gebeurt als wij stoppen

Eén database, in West-Europa

Het portaal draait op Cloudflare Workers en je gegevens staan in een Cloudflare D1-databank die in West-Europa draait. Documenten en reservekopieën staan apart, in opslag die vastgezet is op de Europese Unie.

De eerlijke voetnoot, en die gaat over de databank zelf. In West-Europa draaien is niet hetzelfde als de contractuele garantie dat het daar blijft. Voor de documenten en de reservekopieën is die garantie er sinds 7 september 2026 wel; voor de databank kan dat alleen bij het aanmaken en die staat er al. Heb je het zwart op wit nodig voor alles, zeg dat dan voordat je tekent.

Zes partijen, en wat elk van ze krijgt

Verder niemand. We verkopen geen gegevens, we verhuren ze niet, en we trainen er geen modellen mee.

• Cloudflare: hosting, de database, sessies en afbeeldingen. Alles gaat hierlangs.
• Resend: het versturen van mail: offertes, facturen, uitnodigingen. De inhoud en het adres van de ontvanger.
• Stripe: betalen. De naam en betaalgegevens van wie betaalt.
• SnelStart of Moneybird: de boekhoudkoppeling, en alleen als je hem zelf aanzet.
• Google, Apple en Mozilla: het afleveren van meldingen op de telefoon van je monteur. Versleuteld onderweg; zij kunnen ze niet lezen.
• Anthropic: het schrijven van artikelen, en alleen als je de blogfabriek gebruikt. Doe je dat niet, dan gaat er niets heen.

Wat er werkelijk staat

• Tweestapsinloggen met een code uit een authenticator-app, per gebruiker. Het geheim staat versleuteld met een sleutel die buiten de database ligt.
• Een wachtwoord uit een bekend datalek wordt geweigerd. Je wachtwoord verlaat het portaal daarvoor niet.
• Wachtwoorden worden nooit bewaard, alleen een afgeleide. Minimaal twaalf tekens, vijf inlogpogingen per minuut.
• Elke vraag aan de database is gebonden aan één bedrijf. Je kunt de gegevens van een andere klant niet zien, ook niet door een adres in te tikken.
• Elke uitlevering draait eerst de volledige testset. Valt er één test om, dan gaat er niets live.
• Sessies zijn in te trekken en vervallen vanzelf. Je wachtwoord wisselen logt elk ander apparaat uit.

Je gegevens gaan met je mee

De gegevens in het portaal zijn van jou; wij bewaren en bewerken ze in jouw opdracht en verkopen ze aan niemand. Onder "Alles meenemen" staat één knop die alles in één bestand zet: klanten, werkbonnen, offertes, rekeningen, uren, voorraad, het logboek. Daarnaast heeft elk scherm een uitdraai als CSV en komen facturen eruit als UBL, dus elk pakket kan ze lezen. Dat is geen gunst bij de deur maar hoe het gebouwd is. Na een opzegging blijft je account nog dertig dagen open om te exporteren, en die termijn verlengen we op verzoek; die knop blijft in die tijd gewoon werken en je hebt ons er niet voor nodig. Daarna halen we alles weg, behalve de facturen die wij jou stuurden; die moeten van de wet zeven jaar bewaard blijven.

De vraag die je hoort te stellen

Ploink is één persoon. Je administratie hoort niet af te hangen van of die persoon gezond blijft, en doen alsof dat anders is zou erger zijn dan het gewoon zeggen.

• Alles is op elk moment te exporteren, zonder het ons te vragen.
• Wat er gebeurt als wij stoppen komt in het contract te staan, op papier, voordat je tekent.
• De software draait op een standaardplatform en niet op een machine op zolder.

Gewoon gezegd, want je komt er toch achter

Geen ISO 27001 en geen SOC 2. Die kosten tienduizenden euro's per jaar en een bedrijf van deze omvang draagt ze niet; wie op deze schaal beweert van wel is óf veel groter óf niet eerlijk. Wat er wel is, is een verwerkersovereenkomst die precies zegt wat er gebeurt, geschreven tegen de software in plaats van overgenomen van een sjabloon, en alles op deze pagina is na te rekenen.

Alles wat je verder op papier nodig hebt

De verwerkersovereenkomst, de lijst met subverwerkers, of een antwoord op de vragenlijst van je boekhouder: vraag het en je krijgt het, meestal dezelfde week.

Plan een gesprek

Voor het laatst nagekeken op 7 september 2026.